10. પેમેન્ટ — ગ્રાહક શું ચૂકવે છે તે રેકોર્ડ

ગ્રાહક રોકડ આપે, UPI QR સ્કેન કરે, કે બેંકમાં ટ્રાન્સફર કરે — તમે અહીં રેકોર્ડ કરો. બિલ આપમેળે અપડેટ + (WhatsApp ઓન હોય તો) ગ્રાહકને નવી બેલેન્સ સાથે રસીદ.

શરૂ કરતા પહેલા

1. 09-billing.md — ઓછામાં ઓછું એક બિલ
2. વૈકલ્પિક: 11-whatsapp.md — ઑટો રસીદ માટે

પેમેન્ટ ક્યાં

ત્રણ જગ્યા, એક જ રેકોર્ડ:

અલગ "Payments" મેનુ નથી — બિલ સાથે જ.

પેમેન્ટ રેકોર્ડ

1. બિલ ખોલો (કે રો પર Pay).
2. Quick Collect — બાકી રકમ આપમેળે.
3. ઓછું ચૂકવે તો બદલો:
   • રકમ — ₹
   • પદ્ધતિ — Cash · UPI · Bank Transfer · Cheque · Online
   • સંદર્ભ નંબર — UPI ref, ચેક નંબર (વૈકલ્પિક)
   • તારીખ — આજે
   • નોંધ
4. Save.

પછી:

• બિલ amount_paid વધે.
• balance_due ગણાય.
• સ્ટેટસ: Generated → Partial (કે Paid).
• WhatsApp ઓન હોય તો WhatsApp રસીદ આપમેળે.

પેમેન્ટ પદ્ધતિ

Billing લિસ્ટમાંથી ઝડપી

સૌથી ઝડપી:

1. Billing ખોલો.
2. ગ્રાહક શોધો (Overdue / Partial ફિલ્ટર).
3. તેમની રો પર Pay · ₹X.
4. ઇનલાઇન કેશ ફીલ્ડ — રકમ ટાઇપ → ✓.
5. પૂરું.

ડ્રોઅર નહીં. પ્રતિ ગ્રાહક ~3 સેકન્ડ.

આંશિક પેમેન્ટ

₹2,000 બિલ, ગ્રાહક ₹500:

1. Pay.
2. 500.
3. Save.

બિલ:

• amount_paid = 500
• balance_due = 1500
• status = partial

પાછળથી વધુ રેકોર્ડ — એક બિલ, ઘણા પેમેન્ટ.

વધુ ચૂકવણી — advance balance

₹2,000 બિલ માટે ₹2,500 આપે?

સિસ્ટમ બિલની standalone due પર પેમેન્ટ ઇનપુટ કેપ કરે — ₹2,000 સુધી જ.

વધારાના ₹500:

• સામાન્ય પેમેન્ટ બિલ-વગર (bill_id નહીં = advance_balance માં)
• કે બીજા અનપેઇડ બિલ પર

ઑટો-ઓવરપે હેન્ડલિંગ: Paid બિલ પર ડિલિવરી રદ/એડિટ કરો + બિલ રકમ ચૂકવેલ રકમ કરતા ઓછી થાય = વધારાનું ગ્રાહકના advance_balance માં આપમેળે.

ગ્રાહક-વાર પેમેન્ટ

ગ્રાહક → View Khata અથવા ખાતું ટેબ:

• દરેક બિલ (મહિના-વાર)
• બિલ નીચે પેમેન્ટ — તારીખ, પદ્ધતિ, રકમ, ref
• રનિંગ ટોટલ: આ મહિને, વર્ષ, જીવનકાળ
• Advance balance (ક્રેડિટ)

એક સ્ક્રીન પર ગ્રાહકનો સંપૂર્ણ નાણાકીય સંબંધ.

પેમેન્ટ ડિલીટ

ખોટી રકમ / ગ્રાહક હોય:

1. બિલ ડ્રોઅર.
2. Payments સેક્શનમાં શોધો.
3. ડિલીટ આઇકન.
4. કન્ફર્મ.

બિલ ગણાય:

• amount_paid ઘટે
• balance_due વધે
• સ્ટેટસ બદલે

ખરેખર ડિલીટ થાય. માન્ય રિફંડ માટે નેગેટિવ નોટ સાથે નવો પેમેન્ટ વધુ સારો.

WhatsApp પેમેન્ટ રસીદ

(Payment received ટોગલ ઓન હોય ત્યારે ઑટો. 11-whatsapp.md.)

ગ્રાહકને payment_received મેસેજ:

• બિઝનેસ + ગ્રાહક નામ
• બિલિંગ મહિનો + સમયગાળો
• ચૂકવેલ રકમ
• પેમેન્ટ પદ્ધતિ ("UPI · Ref 123456 · 30 એપ્રિલ 2026 ના ચૂકવ્યું")
• આ મહિનાનું બિલ · પહેલાંની બાકી · બાકી રકમ
• સારાંશ: પ્રોડક્ટ + ડિલિવરી + કાઉન્ટર

ડેરી એકાઉન્ટની "ટિલ રસીદ" નજીકનું.

બાકી પેમેન્ટ માટે બલ્ક રિમાઇન્ડર

બાકી ગ્રાહકોને નડજ:

1. Billing → Send All Reminders (કેહરબા બટન).
2. મોડલ — બધા અનપેઇડ બિલ (WhatsApp opt-in).
3. મહિના / મિન્. બાકી ફિલ્ટર.
4. પસંદ કરો.
5. Send N Reminders.
6. દરેકને payment_overdue_reminder ટેમ્પ્લેટ:
   • બિલ નંબર
   • દિવસો બાકી
   • બાકી રકમ
   • "View Bill" બટન (PDF લિંક)

મહિના અંતે કે 10+ દિવસ મોડું ગ્રાહકો માટે.

ટિપ્સ

• તરત જ રેકોર્ડ. ફરતા-ફરતા વસૂલ + પાછળથી રેકોર્ડ = ભૂલી જશો.
• UPI ref કેપ્ચર. બેંક સ્ટેટમેન્ટ સાથે મેળ માટે.
• Quick Collect ફરતી વખતે; Bill drawer રિવ્યૂ માટે.
• Advance Balance નિયમિત ચેક.

સામાન્ય ભૂલો

આગળ શું?

• 11-whatsapp.md — ઑટો રસીદ + રિમાઇન્ડર
• 13-reports.md — કલેક્શન રેટ
• 16-faq.md — સામાન્ય પ્રશ્નો

અપસ્ટ્રીમ સંબંધિત

• 09-billing.md — બિલ
• 05-customers.md — કોણ ચૂકવે